关外的情报机构自己留下原始档案，然后分别给华中地区的梅机关、驻沪宪兵队司令部和警政司各一份新抄录的档案，内容肯定是经过严格删减的，嫌疑人在关外期间的相关内容一律跳过。
按照当初情报联席会议制定的三方协议，档案来到沪市后，将会运送到梅机关暂时存放，经过陈明翔这个特别联络办公室主任，要一一清点核查签字接收，然后统一安排各部门的专门负责人领取。
紧接着关东军冰城特务机关本部、关东军宪兵队司令部、治安部和保安总局的派遣人员，会盯着各地的执行机构尽快予以核查，每份档案都要确认无误签字后才能返回梅机关。
华北地区和华中地区的档案，到了关外的伪满洲国也是按照同样的方式进行操作，为了更好的提高各部门的工作积极性，尽最大努力查找线索，根据嫌疑人预估的价值，每一方都提供了丰厚的奖金。
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